We lichten enkele opvallende voordelen per toepassing van CircleLytics hieronder toe en delen enkele voorbeeldvragen. Bij deze voorbeeldvragen moet je eraan denken dat in de tweede ronde iedereen leert van elkaars (afwijkende, diverse) antwoorden, deze rangschikt én kan verrijken met een aanbeveling of een actie of iets anders waar jij naar vraagt. Een online workshop op elke schaal, binnen elk tijdsbestek en voor elk onderwerp.
Large-scale interventies
Met CircleLytics kun je groepen van zelfs 100.000en mensen betrekken en bevragen. In uren tot dagen. Hierdoor kun je grootschalig groepen mensen bewust maken van een situatie, te maken of gemaakte keuzes. Je kunt ze uitdagen om aan te geven welk gedrag, handeling of taak ze het eerst, liefst of meest achterwege gaan laten, en welke nieuwe daarvoor in de plaats komen om een gesteld doel te bereiken. Omdat mensen leren van elkaar door de tweede ronde, vergroot je zeer efficiënt het bewustzijn van enorme aantallen mensen, zelfs binnen dagen, om vernieuwend te denken en gestimuleerd te worden tot nieuw gedrag. Je kunt dit met een regelmaat herhalen, omdat de kracht van leren en veranderen in die herhaling zit. Door periodieke nieuwe vragen te stellen, daag je ze opnieuw uit. Bovendien kun je vragen wat ontbreekt, wat al goed gaat en bijgestelde doelen van de organisatie uitleggen en vragen om tips voor versnelling, et cetera. Ook kun je met grote groepen de fases doorlopen van change programma’s zoals ADKAR, PDCA, et cetera.
- Hoe beïnvloedt onze nieuwe werkwijze momenteel jouw keuzes over […]?
- Wat heb je de komende weken of maanden meer nodig om […] beter te realiseren?
- Welke hindernis ervaar jij of zie je bij collega’s waar we als organisatie wat mee moeten en waarom?
- Welke van onze kernwaarde vind je het moeilijkste om toe te passen in je werk?
Onderzoek
CircleLytics wordt ook ingezet om onderzoek te doen. Dit kunnen interne onderzoekers zijn bij organisaties of overheden, externe bureaus en (wetenschappelijke) onderzoekers. Zij kunnen kwalitatief en kwantitatief onderzoek combineren, op elke gewenste schaal en betrouwbaardere resultaten behalen dan met enquêtes, interview of focusgroep. Bespreek met ons je onderzoeksdoelen. Zodra het gaat om kennisvergroting, (externe) publicaties en andere doelen, kan het zijn dat CircleLytics zonder kosten wordt aangeboden.
Je kunt de meest voorkomende schalen instellen en de vraag verrijken met een expliciete open vraag. Dus niet alleen een tektsveldje toevoegen, maar via het open vraag-gedeelte doorvragen: “kun je dit aan de hand van een recent voorbeeld verduidelijken”, of “wat is jouw ervaring waarop je je keuze baseert?”, et cetera. Je bereikt hierdoor dat mensen dieper nadenken over je vraag, omdat je er een uitleg bij zoekt, waardoor gesloten schalen doordachter worden ingevuld. Door hun kwalitative uitbreiding daarbij, kun je hun gesloten antwoorden duiden en bovendien achterhalen of ze de schaal onbedoeld negatief of positief hebben ingevuld. Door de tweede ronde gaan ze zelfs de open antwoorden valideren van elkaar, jij daardoor weet wat de belangrijkste maar ook meest afgewezen antwoorden zijn. Tenslotte, kun je instellen dat ze hun gesloten schaal opnieuw mogen invullen: 60% wijzigt daar hun eerder gegeven (gesloten) antwoord. Dit betekent dat je eindelijk kwalitatief onderzoek op elke schaal kunt houden, wat betrouwbaarder en representatiever is dan focusgroepen en interviews, en uiteraard waardevoller dan enquêtes aankunnen. Interne onderzoeksbureau’s, onderwijs en externe onderzoekers zetten CircleLytics in.
- In welke mate ben je het (on)eens met […] en wat je belangrijkste reden daarbij? In de tweede ronde mag je je score opnieuw geven nadat je redenen van anderen hebt kunt lezen en waarderen.
- Welke ontwikkeling in de komende vijf jaar gaat het meest effect hebben op […] en wat is daarbij je bron of onderbouwing?
- Scoor bijgaande stelling en leg uit wat je reden, gevoel of gedachte daarbij is?
- Welk van ondergenoemde zes ontwikkeling zijn de komende 12 maanden het meest bepalend voor […] en kun je dat motiveren?
Dialoog
Organisaties willen verbinding met mensen zoeken, herstellen en/of versterken. Bovendien willen ze mensen onderling verbinden en met ontwikkeling van de organisatie. Uitgerekend de kracht van CircleLytics dus! Vaak zijn organisaties te groot en/of zijn mensen verspreid over meerdere locaties waardoor samenkomen, in dialoog zijn met elkaar niet mogelijk is. Dialoog is een gestructureerde werkvorm om tot verandering van jouw en ieders mening te komen, door te leren van anderen die anders denken. Dialoog gedijt en vereist anonimiteit maar ook de kans om mensen tot reflectie te laten komen. Dat forceer je niet in een online uurtje of workshop of bijeenkomst, laat staan een zogenoemde townhall. De enquête is bovendien om meerdere reden uit de gratie gevallen: wordt niks mee gedaan, teveel generieke vragen, geen reactie op elkaar mogelijk, je kunt niets leren van anderen. Bovendien ligt de enquête doorgaans bij HR om uit te voeren, dus veel te ver van de business, veel te ver van waar mensen samen werk en waarde realiseren. Op naar dialoog dus, zo zegt het leiderschap bij onze klanten. Onze bibliotheek bevat circa 1.000 open vragen voor je en feitelijk realiseert de tweede ronde altijd de dialoog.
- Wat is jouw gedachte bij […] en heb je hier een voorbeeld van?
- Wat kan een doorbraak betekenen voor […] en wat is bepalend daarbij?
- Wat vergroot de kans voor jou om lang bij ons te blijven werken?
- Wat is het wat jouw vertrouwen in onze organisatie (soms of vaak) negatief raakt?
Stakeholder dialoog
Regiegroepen, klankbordgroepen, coalities, interventieteams, crisisteams, kwartiermakers en allerlei andere gelegenheidsteams hebben vaak te maken met diverse belanghebbenden met vele belangen. Workshops en bijeenkomsten (video of fysiek) hebben flinke beperkingen, die, nu technologie zoals CircleLytics beschikbaar is, meer bloot komen te liggen. Bijeenkomsten zijn vaak te klein qua gezelschap, te weinig divers, en worden gehinderd door de beperkte beschikbare tijd, en verschijnselen zoals groupthink (te snel eens zijn met elkaar), confirmative bias (zoeken naar bevestiging van het eigen gelijk), en cognitieve dissonantie (negeren van informatie die je gelijk ontkracht). Regelmatig gijzelen luidsprekende belanghebbende de agenda, nemen veel tijd en ruimte in, en tijd voor luisteren naar en reflectie op elkaar wordt gehinderd door de tikkende klok. CircleLytics is een eenvoudig in te zetten werkvorm waarbij je stakeholders stellingen, dilemma’s, keuzes, te nemen beslissingen en andere vraagstukken voorlegt, waar ze anoniem op reflecteren, en daarna op elkaars (afwijkende) perspectief. Op deze manier kun je je bijeenkomst voorbereiden, inkorten of zelfs voorkomen. Voorbeelden:
- Wat ben jij bereid te betekenen voor knelpunt […] als partner van deze samenwerking om tot versnelling te komen van […]?
- Hoe vergroten we de zichtbaarheid van […] van onze coalitie richting […]?
- Hoe organiseren we slimmer dat […] om te zorgen voor meer […]?
- We lopen financieel uit de pas met […]. Hoe sturen we dit bij?
Vergaderen
Mensen houden niet van vergaderen. Organisaties evenmin. Vergaderingen (synchroon, dus het gelijktijdig bijeenkomen van mensen) kosten tijd, hinderen introverte mensen, geven onevenredig meer ruimte aan extraverte mensen, en kennen andere beperkingen die de kwalitait van besluitvorming negatief beïnvloeden. Kleine groepen ogen sneller, en iedereen ‘herkent’ deze snel ingeplande werkvorm, maar grotere, asynchrone samenwerking is veiliger, inclusiever, leerzamer en betrouwbaarder. De groep verwerkt meer informatie op een betere manier. Met CircleLytics Dialogue kun je vergaderpunten voorbereiden, keuzes maken, onderwerpen ophalen die onder het wateroppervlak schuil gaan, taboes zichtbaar krijgen en bespreekbaar, et cetera. Zulke dialogen via twee rondes, zetten deelnemers aan het denken, reflecteren op elkaar, en maakt dat ze meer betrokken zijn. Je bespaart enorm veel tijd en wint kwaliteit in je daaropvolgende bijeenkomst (als je die nog nodig hebt). Een ander voordeel is dat je zelf scherp moet zijn op de vraagstelling om de essentie te benoemen en in goede vragen om te zetten. Dit bereidt jouzelf ook goed voor. Vergaderingen kun je hierdoor verminderen, inkorten of vervangen. Denk aan vragen als:
- Kun je alvast eens nadenken over de volgende vier dilemma’s, waarvan de eerste is […] en vertellen waarom jij nu denkt de keuze zo te maken?
- We willen de volgende beslissingen nemen en samen nu al voorbereiden. De eerste is […]. Wat bepaalt het succes van dit volgens jou?
- Woensdag staat een bijeenkomst gepland met overvolle agenda. Twee onderwerpen willen we nu online al in dialoog behandelen. Het eerste is […] en onze vraag is wat volgens het beste team is om dit uit te werken?
- Wat is essentieel om de deze week knopen door te hakken over […] en waarom?
Cross-silo leren
Organisaties hebben er moeite mee om mensen over de grens van hun team, tribe of groep te laten leren van andersdenkenden. Zeker lastig als deze niet gemengd werken maar op gescheiden locaties en afdelingen zitten. Uit onderzoek blijkt dat mensen gelijkdenkenden opzoeken en hierdoor op termijn minder goed presteren dan wanneer je andersdenkenden op zou zoeken. CircleLytics kan vraagstukken die vereisen dat cross-silo leren, en daarvan profijt hebben, cross-silo voorleggen. We meten voor je wat in die tweede ronde gebeurt, waarbij onze algoritmes zorgen dat iedereen zoveel mogelijk andere perspectieven en antwoorden van anderen te zien krijgt. We laten je met het Cross-Silo Collaboration Effect zien dat meestal, gemiddeld 80% van de deelnemers expliciet steun geeft aan bijdrages van mensen van andere groepen, teams, afdelingen, functies, leeftijden, geslacht, etc, etc. Voorbeelden:
- De tijd om van idee naar klant te komen willen we halveren. We ervaren immers allemaal dat we het te traag vinden aan en dat dat onnodig is. Kun je eens meedenken over wat de oorzaak daarvan kan zijn?
- Wat is een (zo nodig) radicale stap om in plaats van in maanden, in weken van idee naar product te komen?
- Wat maakt het verschil om well-being en hoge werkdruk beter te balanceren?
- Wat is een winnend voorbeeld van samenwerking tussen onze afdelingen, wat volgens jou herhaalbaar móet zijn voor andere projecten en initiatieven? Vertel je zo goed mogelijk wat het herhaalbaar maakt?
Co-creatie
Collectief zijn groepen creatiever. Ze kunnen al gauw 30-60% creatiever zijn dan kleine groepen. Het risico met kleine groepen is, dat je vooraf niet weet wie werkelijk anders zal gaan denken in het creatieve proces. Dat blijkt pas vanwege en tijdens de co-creatie, en dat weet je dus niet vooraf. Baseer je dus niet op aannames dat je ‘een divers gezelschap bijeen brengt’ want dat is gebaseerd op het verleden terwijl jouw voorliggende vraagstuk uniek is: creativiteit kan uit onverwachte hoek komen en op onverwachte momenten, getriggerd door het onverwachte. Je wil geen risico lopen dat je jouw creatieve proces limiteert door uitsluitend fysieke of online bijeenkomsten met gelimiteerde groepen die op hetzelfde moment moet creëren. CircleLytics zorgt dat je jouw co-creatie aysnchroon kunt organiseren, al dan niet gecombineerd met bijeenkomsten met (kleinere) groepen, en zorgt dat je dit eenvoudig kunt herhalen met verschillende iteraties. Je kunt uiteraard ook grote aantallen, en ook externe (grote) of gemengde groepen mee laten doen. Dat maakt ze direct meer betrokken en je benut hun creatieve, samenwerkende vermogen. Denk aan vragen als:
- Welk aspect van onze dienstverlening kan 10x beter dan nu? Hoe?
- Wat kan of moet radicaal anders om te bereiken dat […] en waarom zie je dat zo?
- Welk idee of begin hiervan van je op uit gesprekken met klanten of andere bronnen?
- Wat is de slimste, volgende stap om verandertraject […] te laten slagen? Hoe?
Voorspellen
Collective intelligence onderzoek (Bothos, 2009; Barberis Canonico 2019) laat zien dat grote groepen mensen onder voorwaarden beter voorspellen dan een onderzoeker, expert-groep of ingehuurde consultant. Diversiteit is één van die voorwaarden, en grote aantallen mensen, die zoveel mogelijk belang hebben bij een goede voorspelling, zoals medewerkers voor hun eigen organisatie en markten. CircleLytics staat je eenvoudig en zelfstandig toe om voorspellingen tot stand te brengen, zonder de kwetsbaarheid en beperking van focusgroepen of een (ingehuurde) expert. Veel mensen, die elk over unieke informatie kunnen beschikken, en dit samen brengen om tot iets te komen wat ieder afzonderlijk niet kan. Denk daarbij aan vragen als:
- Hoe zie je de groei van onze markt voor […] in de komende 5-10 jaar en waarom?
- Welk % medewerkers verwacht je dat vertrekt in de komende drie jaar, waarom?
- Wat gaat onze klant anders doen of willen door het aanbod aan […]. Leg eens uit!
- Welk van onze huidige producten […] maakt de minste kans over 10 jaar te bestaan?
Training, Studiedagen & Coaching
Als je groepen traint of mensen coacht wil je dat ze bewust, doordacht, reflectief en initiatiefrijk te werk gaan. Je zit er samen niet voor niks. Deelnemers kunnen online opdrachten vooraf krijgen en kunnen van andere deelnemers hun bijdrages zien, als je dat instelt. Je vraagt ze via die tweede ronde hoe andere bijdrages jou inspireren, wat je ervan opsteekt en hoe het jou beïnvloedt bij je voorbereiding, of bijvoorbeeld je doelstellingen voor de volgende bijeenkomst. Ook kun je dit soort bijeenkomsten evalueren: bijvoorbeeld één week later, zes weken later en drie maanden later.
- Wat heb je het meest geleerd, wat bovendien toepasbaar is in je huidige werk?
- Wat blijf je momenteel lastig vinden en waarom en wens je meer hulp bij?
- Wat is jouw doel voor de volgende keer dat we bijeenkomen en waarom dat doel?
- Hoe inspireert wat je tot nu toe leerde, je in je keuzes voor de komende jaren?
Scenario analyse
Onzekerheid vergt voorspellen, wendbaar blijven, alle medewerkers en systemen collectief aanzetten om signalen tijdig op te vangen en responsief te zijn. Als je langere-termijn investeringen moet plegen, beïnvloedt dat je wendbaarheid en dus je adaptief vermogen. Dit terwijl je markt wél zeer veranderlijk kan zijn en een hoog adaptief vermogen vereist. Op dat moment is het goed om opties te overwegen, gebaseerd op verschillende scenario’s van de (nabije) toekomst, terwijl je gelijktijdig niet gaat blindstaren op die scenario’s maar flexibel zal moeten blijven observeren, begrijpen en reageren. Collectieve intelligentie helpt leiderschap en beslissers om (grote, specifieke hoeveelheden) informatie snel te verwerken en scenario’s te ontwerpen over de toekomst. Hierdoor bereik je bovendien dat medewerkers ervaren dat ze onderdeel van die toekomst zijn en is het brein beter in staat om daar niet negatief tegenover te staan. Je vergroot dus collectief bewustzijn. Vragen die je kunt stellen zijn:
- Wat is het meest ondenkbare dat onze markt […] kan overkomen in de komende tien jaar en wat is je gevoel, beeld, associatie of anderszins hiervoor?
- Stel dat de politiek radicaal de regelgeving over […] wijzigt, wat is volgens jou de richting die dit dan opgaat en wat maakt dat dit jouw beeld hierbij is?
- Waar heb je je de afgelopen vijf tot tien jaar flink in vergist, over waar de markt nu zou staan? Wat zag je over het hoofd achteraf?
- Welke geografische ontwikkeling gaat ons – als deze zo hard doorzet als nu – nieuwe kansen brengen?
Gedrag
Open vragen stellen dagen de status quo van iemands denken uit waardoor iemands handelen daaropvolgend beïnvloed wordt. Zo beschouwd, is het stellen van open vragen een interventie op gedrag. Door regelmatige interventies met CircleLytics in te zetten kun je ongewenst gedrag identificeren, ontmoedigen, en kun je gewenst gedrag uitlokken, stimuleren en verder versterken (aligneren). De kracht zit in herhaling. Bovendien kun je door de tweede ronde, de groep bewust maken en vragen naar wat ze herkennen van anderen, en welke aanbevelingen ze hebben om iets te voorkomen of juist om iets te versterken.
- Met welk gedrag van collega’s zie je andere collega’s moeite of problemen hebben?
- Hoe moeten we volgens jou anders samenwerken om de invoering van […] te laten slagen?
- Wat waardeert de klant het meest in hoe we met hem/haar omgaan? Waarom is dat denk je?
- Aan welk gedrag besteden we weinig aandacht, maar kan op termijn schadelijk zijn voor jou, anderen, onze klanten en daarmee voor onze organisatie?
Brainstorm
Een goede brainstorm gaat om het genereren van veel, diverse ideeën. Een voorwaarde voor deze diversiteit is dat deelnemers anoniem kunnen nadenken, op ideeën kunnen komen, en dat op hun eigen moment kunnen doen. In een te vroege fase elkaar ‘aansteken’ met elkaars ideeën beïnvloedt en beperkt creativiteit. CircleLytics wordt ingezet, al dan niet in combinatie met voorbereidende bijeenkomsten, om ascynchrone, anonieme brainstorms te houden, zonder limiet qua deelnemers, druk van de klok en andere beperkende invloeden. Je kunt bovendien in klein verband ideeën genereren en daarna in (zeer) groot verband de ideeën toetsen: welke ideeën krijgen welke mate van steun of afwijzing en waarom en wat zijn de stappen daarna die genoemd worden? Je kunt bovendien de meest gesteunde ideeën daarna individueel zeer efficiënt uitwerken met (grote) groepen om tot afbakening, een waardepropositie, benodigde acties, et cetera te komen, of zelfs een compleet business model canvas uit te werken. Dit obv collectieve intelligentie. Vragen kunnen zijn (vele andere vragen denkbaar en beschikbaar):
- Welke regels kunnen volgens jou geschrapt of herzien worden?
- Wat zijn de vreemdste, meest ondenkbare, onbegrijpelijke of andere redenen van klanten, die ze ons niet willen vertellen, om van ons naar een concurrent over te stappen?
- Welk idee is voor onze klant wél waardevol maar voor onze concurrent níet makkelijk te kopiëren?
- Hoe besparen we 10% op onze kosten, dus € ……, nog voor het eind van het jaar, op een manier die de klant níet merkt?
Risico-analyse
Collectieve intelligentie legt risico’s bloot die je anders niet identificeert tot ze manifesteren. Risico’s ontstaan bijvoorbeeld door gedragingen die langzaamaan verworden tot patronen en verweven raken met gewone werkzaamheden. Het identificeren ervan is enorm lastig, maar collectief sneller ontsluitbaar. Ook worden aannames gemaakt en wennen organisaties en mensen aan de beslissingen, activiteiten en gedragingen die daarop gebaseerd worden of uit voortkomen. Het toetsen met elkaar, op een manier die groepsdenken voorkomt, is een terugkerende verantwoordelijkheid van beslissers, verandermanagers en anderen. Groepen die asynchroon en anoniem voor evaluaties, risico-analyses, identificatie van problemen, etc worden gevraagd, zijn beter in staat om deze als groep bloot te leggen, en acties te ontwikkelen die risico’s beheersen, voorkomen of verkleinen. Elke inzet van CircleLytics laat bovendien zien waar de groep als collectief niet achter staat of risico’s ziet, door de afwijzende, negatieve scores die ze mogen geven aan de bijdrages van anderen. Bij elke dialoog kun je dus direct zien waar voor jouw vraagstuk en mensen het neerwaarts risico zit, en mogelijke weerstanden waar je mee te kampen kunt hebben. Enkele voorbeelden van vragen hier:
- Welke regel overtreed je wel eens om je (commerciële) doelen te kunnen behalen?
- Welk risico ervaar je in de kwaliteit van je werk bij de (fors) toegenomen werkdruk?
- Is er iets wat je nu doet of juist niet doet, dat in de komende jaren mogelijk heel negatief voor jou kan uitpakken?
- Wat zie je wel eens om je heen dat volgens jou niet volgens de regels gebeurt?
Wil je eens verder spreken en kennismaken? We hebben tal van cases en toepassingen om jou te inspireren wat de kracht van asynchrone (niet-gelijktijdige) samenwerking en collectieve intelligentie kan betekenen voor jouw mensen, organisatie en vraagstuk. Je kunt hier wat inplannen, voor op locatie of via video. We zien er naar uit!
