(dit is deel 2, lees hier deel 1)
Raadpleging bij instemming
Bij instemming (artikel 27, lid 1) heb je te maken met voorgenomen besluiten tot vaststelling, wijziging of intrekking van tal van regelingen. Deze regelingen worden opgesomd in genoemd artikel. Het kan zijn dat je moet terugvallen op het nemen van initiatief, artikel 23, lid 3. Bijvoorbeeld als je waarneemt of signalen krijgt (of zelfs zonder signalen, en je het gewoon uit de eerste hand wil weten) dat iets t.a.v. zo’n onderwerp niet goed gaat of om te weten hoe het gaat.
Vooral de letters d, e, f, g en l zijn volgens ons in een bijzonder spotlight komen te staan, sinds de mogelijkheid van thuiswerk nog normaler is geworden dan voor corona. Opleiden, beoordelen, werkwijzen staan onder dynamische invloed van thuiswerken, waarvan niemand nog precies weet hoe het werkt en niet werkt. Hoeveel dagen je thuis of op kantoor wil werken is een mooi overzichtelijke vraag, maar het is veel complexer en onbekeder dan dat. Dat betekent volgens ons dat je medewerkers regelmatig moet raadplegen om een vinger aan de pols te houden. Ook letter m is een bijzondere zeker nu psychologische veiligheid, #metoo en grensoverschrijdend gedrag hoog op agenda’s (‘moeten’ volgens ons) staan. Het kan betekenen dat je de medewerkers raadpleegt om daarna druk uit te kunnen oefenen op bestuurder, maar het kan ook zijn, en daar gaat artikel 27 om, dat bestuurder je iets voorlegt ter instemming. Raadpleging is volgens ons één van je belangrijkste instrumenten om je rol serieus, eenvoudig en onderbouwd te vervullen. We zien meer ondernemingsraden raadpleging (de dialoog) agenderen en deze regelmatig uitvoeren, zoals Royal HaskoningDHV.
Voorbeelden van vragen:
Lees alsjeblieft bijgaande concept-regeling via deze link ….. . Steun je deze regeling? Licht je voor- of tegen-standpunt alsjeblieft concreet toe. (in de 2e ronde mogen ze hun standpunt wijzigen / definitief maken en toelichtingen van anderen steunen, of juist niet)
We willen samen de criteria bepalen aan de hand waarvan we de instemming gaan overwegen. Welk criterium is volgens jou het belangrijkste om te stellen en waarom? (in de 2e ronde kunnen ze criteria die anderen noemen steunen via de score en vraag je ze waarom ze zo scoren)
De OR wil bijgaande set van criteria gebruiken om instemming te overwegen. Welk criterium is voor jou het belangrijkste en waarom?
Welk criterium op voorgaande lijst […..] om de instemming te overwegen, ontbreekt volgens jou en zou er wel op moeten staan?
Wat is volgens jou een (mogelijk verrassend) risico van de voorgenomen, nieuwe regeling voor [….] en waarom denk je dat? (in de 2e ronde kun je vragen of ze tips hebben over de risico’s die ze lezen en steunen van anderen, over wat de organisatie kan doen om die risico’s te beteugelen)
Wat is volgens jou een (mogelijk verrassend) positief effect van de voorgenomen, nieuwe regeling voor [….] en waarom denk je dat? (in de 2e ronde kun je vragen of ze tips hebben over de effecten die ze lezen en steunen van anderen, over wat de organisatie kan doen om die effecten te behalen)
Wat is volgens jou een slimme manier om te monitoren hoe de nieuwe regeling uitpakt voor verschillende groepen binnen onze organisatie?
Wat verwacht je precies van de ondernemingsraad als het gaat om dit voorgenomen besluit?
Wat is jouw referentiepunt (bijv van een vorige / andere organisatie) om deze regeling te beoordelen?
Wat is het effect van deze regeling op jouw motivatie om lang bij deze organisatie te blijven en waarom? (je kunt ze laten kiezen uit meerkeuze-antwoorden zoals ‘geen effect’, ‘negatief’, … en in de 2e ronde ze laten leren van toelichtingen van anderen en daarna hun definitieve standpunt ophalen)
Verwacht je dat deze regeling negatieve gevolgen voor jou gaat hebben? Zo ja, kun je aangeven welke vooral, en waarop je je baseert?
Verwacht je dat deze regeling positieve gevolgen voor jou gaat hebben? Zo ja, kun je aangeven welke vooral, en waarop je je baseert?
Hoe verwacht je dat deze regeling zal uitwerken op je collega’s en kun je dat toelichten?
Hoe verwacht je dat deze regeling zal uitwerken op de keuze van mensen om langer bij deze organisatie te blijven werken en kun je dat toelichten?
Hoe verwacht je dat deze regeling zal uitwerken op betrokkenheid van collega’s en kun je dat toelichten?
Hoe verwacht je dat deze regeling zal uitwerken op onze concurrentiepositie op de arbeidsmarkt en kun je dat toelichten?
Hoe verwacht je dat deze regeling zal uitwerken op een duurzaam betere relatie met klanten en kun je dat toelichten?
Download hier ons White Paper met 18 Principes om zelf ijzersterke, open vragen te ontwerpen.
Raadpleging & dialoog bij advies
Ten derde kun je raadplegingen uitvoeren bij een adviestraject of voor instemming. Je kunt te maken hebben met een proces dat onder tijdsdruk staat en / of onder druk van ‘vertrouwelijkheid’. Die vertrouwelijkheid is sneller van toepassing bij een beursgenoteerde organisatie, maar ook dan zijn raadplegingen mogelijk en nodig.
Vertragingen van weken of maanden zal voor de meeste besluiten ongewenst zijn voor de bestuurder en organisatie. Lid 2 zegt: ” Het advies moet op een zodanig tijdstip worden gevraagd, dat het van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit”. Maar als de situatie onder hoge druk staat, is het van belang dat je omgaat met die druk zonder de kwaliteit van je raadpleging en je advies tekort te doen. Beslis dus vlot waarover je de raadpleging gaat houden en communiceer met bestuurder dat je dit op korte termijn start en afrondt. Met CircleLytics voer je de raadplegingen binnen 2 dagen tot 2 weken uit, en heb je binnen 1 tot enkele uren de resultaten verwerkt in een documentje, pdf of powerpoint. Of het nu om 100 of 10.000en deelnemers gaat.
Raadplegingen zijn in het kader advies of instemming logisch op 4 momenten:
1 direct aan het begin van een termijn
2 tussentijds als je aan het concept-advies werkt, meer informatie hebt toegestuurd (als je dat als behoefte hebt vastgesteld) en op deelpunten draagvlak of inzicht zoekt
3 aan het eind van een termijn als je je concept-advies wil voorleggen aan medewerkers om definitieve steun of een laatste punt op te halen bij de collega’s
4 na het besluit, om uitvoering en (onverwachte) effecten te monitoren.
Alle vragen die we hierboven hebben laten zien zijn – met enige aanpassing – doorgaans ook bruikbaar bij adviestrajecten. Extra voorbeelden van vragen:
Wat is je eerste reactie op het horen van het voorgenomen besluit?
Wat is een eerste zorg bij het horen van het voorgenomen besluit en waarom?
Welke kans zie je voor jouw loopbaan bij deze organisatie, na het horen van het voorgenomen besluit en waarom?
Nu je meer informatie hebt ontvangen van ons (of leiding), hoe denk je nu over mogelijke zorgen en risico’s: wat is je grootste zorg en waarom?
Nu je meer informatie hebt ontvangen van ons (of leiding), hoe denk je nu over de positieve impact/kansen: wat is volgens jou de grootste (positieve) kans en waarom?
Welke kans zie je voor de organisatie als gevolg van het voorgenomen besluit? (in de 2e ronde kun je vragen hoe medewerkers de kansen die anderen benoemen waarderen en wat hun tip daarbij is om dat waar te maken)
Wat moet de [afdeling/organisatie/….] minder doen, om het ‘stapelen van werk’ te voorkomen, en de uitvoering van het voorgenomen besluit succesvol te maken?
Is er iets dat je de OR wil meegeven, wat dan ook, bij het bestuderen van het voorgenomen besluit en advisering aan bestuurder?
Welke informatie heb je nodig om beter te begrijpen waar het over gaat?
Welk effect zie je op korte termijn van het voorgenomen besluit waar je onze aandacht voor vraagt?
Welk effect zie je op lange termijn van het voorgenomen besluit waar je onze aandacht voor vraagt?
Welk effect zie je op korte termijn van het voorgenomen besluit op […..] waar je ons attent op wil maken en waarom denk je dat dat effect er kan zijn?
Hoe draagt volgens jou dit voorgenomen besluit bij aan onze strategie om [……]?
Hoe draagt volgens jou dit voorgenomen besluit bij aan [……]?
Wat is volgens jou een alternatief voor het voorgenomen besluit en waar baseer je dat op?
Wat is nodig om dit voorgenomen besluit op deze wijze te voorkomen?
Wat is volgens jou de belangrijkste reden – van de redenen die bestuur noemt – waarom de organisatie dit besluit wil nemen?
Nadat we je deze week extra, door jullie gevraagde informatie hebben toegestuurd: zijn de consequenties voor jou duidelijk beschreven? Welke niet?
Zijn de redenen van bestuur om dit besluit zo te willen nemen overtuigend voor jou? Welke niet?
Wat is volgens jou een mogelijke reden voor dit besluit, wat je niet duidelijk terugleest in de stukken?
Waar heb je verduidelijking bij nodig om je een beeld te vormen bij het voorgenomen besluit?
Wat is jouw mening over het ambitie-niveau van het voorgenomen besluit? Moet het hoger, lager, anders?
We willen samen de criteria bepalen aan de hand waarvan we de instemming gaan overwegen. Welke criterium is volgens jou het belangrijkste om te stellen en waarom? (in de 2e ronde kunnen ze criteria die anderen noemen steun geven via de score en vragen je ze waarom ze zo scoren)
De OR wil bijgaande set van criteria gebruiken om instemming te overwegen. Welke is voor jou het belangrijkste en waarom?
Welk criterium op voorgaande lijst […..] om de instemming te overwegen, ontbreekt volgens jou en zou dat niet moeten?
Kun je bijgaand concept-advies goed doorlezen en aangeven of je dit steun verleent ja of nee. Licht je standpunt alsjeblieft toe. (na de 2e ronde kunnen medewerkers hun ja of nee wijzigen)
Wat ontbreekt in bijgaand concept-advies over het punt […..] en hoe zou jij dit anders formuleren?
Wat is het sterkste argument voor […..] in bijgaand concept-advies en waarom zie je dat zo?
We willen graag weten of je het eens bent met bijgaand advies dat binnenkort naar bestuurder wordt verstuurd. Graag je standpunt en motivatie. (na de 2e ronde, en het scoren/wegen van andere motivaties, mogen ze het standpunt definitief maken).
Download hier ons White Paper met 18 Principes om zelf ijzersterke, open vragen te ontwerpen.
Raadpleging in verband met lid 5:
Hoe kunnen we de uitvoering met elkaar zo goed mogelijk meten (en daardoor zonodig bijsturen)?
Wat verwacht je als rol van de OR bij de monitoring van de uitvoering?
Op welke termijn denk jij dat het het beste is dat de OR bij jullie checkt hoe de uitvoering verloopt, waardoor de OR beter kan bijsturen (dit kan agenderen bij management)?
Hoe verloopt volgens jou de uitvoering van besluit […..] in de praktijk: wat is positief zichtbaar? Kun je dat concreet beschrijven?
Hoe verloopt volgens jou de uitvoering van besluit […..] in de praktijk: waar ben je kritisch over of zelfs negatief en waarom? (in de 2e ronde kun je vragen of medewerkers hun tips willen geven bij meningen van anderen die ze steunen)
Wat is volgens jou (sterk) veranderd in […..] waardoor het besluit van [……] opnieuw beoordeeld moet worden?
Risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E)
Onder andere richt artikel 28 (leden 1 en 2) zich op de bevordering van arbeidsomstandigheden. Ook de (Arbo)wet geeft richting aan wat verwacht kan worden van de werkgever en als OR hou je daar zicht op. Het kan zijn dat je een initiatief moet nemen, of zelfs in overleg met bestuurder/HR, de RI&E uit laat voeren vanuit de OR. CircleLytics Dialoog kan worden ingezet om een volledig RI&E onderzoek uit te voeren. Bij veranderde interne of externe omstandigheden (zoals de veranderingen rond thuiswerk), zal de RI&E mogelijk (deels) opnieuw moeten worden uitgevoerd. De begeleiding ervan kan vanuit jullie arbo-deskundige of externe adviseur of via onze partners.
Positie van minderheden en D&I beleid
Niet alleen de WOR, artikel 28, maar ook de actualisering van de Corporate Governance Code, veroorzaken een rol voor de medezeggenschap rondom diversiteit & inclusie. Je kunt periodiek een op jullie organisatie van toepassing zijnde set van D&I vragen toepassen. Zo hou je een vinger aan de pols. Je kunt bij incidenten of signalen die je opvangt uiteraard een initiatief nemen o.b.v. artikel 23. Zodra het advies in de Corporate Governance Code wordt opgenomen, zal de leiding van de organisatie moeten uitleggen hoe ze dit toepast of uitleggen waarom niet.
Voorbeelden:
Kun je je zorgen veilig uiten naar je leidinggevende (-3=niet, +3=volledig) en kun je dat toelichten?
Ervaar je dat anderen dezelfde (loopbaan)kansen hebben als jij (nee/ja) en kun je dat toelichten?
In welke mate geeft management het voorbeeld (-3=niet, +3=wel) wat betreft D&I en kun je dat toelichten?
Ervaar je dat jouw ideeën, kritiek en meningen serieus worden genomen? Licht alsjeblieft toe.
Hoe waardeer je de zichtbare inzet van management om het D&I beleid effectief uit te voeren? (1=laag, 10=hoog). Heb je een recent voorbeeld bij je score?
Vind je dat de organisatie een duidelijke prioriteit heeft als het gaat om een divers personeelsbestand? Graag je toelichting.
Vind je dat het wervings- en selectiebeleid van de organisatie gericht is op het werven en selecteren van een divers personeelsbestand? Graag je toelichting.
Heb je het gevoel dat deze organisatie een veilige werkomgeving biedt? Graag je toelichting.
Krijg je voldoende ondersteuning van je leidinggevende in vergelijking met anderen in dezelfde situatie? Graag je toelichting.
We hebben tal (40+) van vragen klaarstaan om jouw (incidentele of herhaalde) raadplegingen uit te voeren en de dialoog te voeren met groepen of alle medewerkers. Ook hier is het interessant om raadplegingen met alleen managers te overwegen.
Milieu (klimaat)
We hebben diverse dialogen achter de rug waarbij milieu centraal staat. Aangezien het klimaat een thema is dat zelfs beïnvloedt of medewerkers graag bij de organisatie werken of vertrekken, is het van belang je er als OR druk over te maken. We verwachten dat dit alleen maar belangrijker gaat worden. Lees ook eens wat een van onze partners Charlotte Extercatte van 100MonthstoChange vertelt over de rol van organisaties en milieu / klimaat.
Voorbeelden:
In welke mate geeft management het voorbeeld (-3=niet, +3=wel) wat betreft klimaat, duurzaamheid en kun je dat toelichten?
Ervaar je dat jouw bijdrage aan duurzaamheid en klimaat serieus worden genomen? Licht alsjeblieft toe.
Hoe kunnen we ons rijgedrag en (lease)autobezit klimaatbewuster of zelfs CO2-neutraal maken?
Hoe waardeer je de zichtbare inzet van directie om ons klimaatbeleid overtuigend neer te zetten en uit te voeren? (1=laag, 10=hoog). Heb je een recent voorbeeld?
Vind je dat de organisatie een duidelijke prioriteit geeft aan klimaat? Graag je toelichting.
Hoe belangrijk is klimaat voor jou om gemotiveerd en nog vele jaren hier te werken?
Heb je het gevoel dat deze organisatie klimaat serieus neemt? Graag je toelichting.
Kan het klimaatbeleid van de organisatie ambitieuzer? Graag je uitleg.
Bestuurders
Ten aanzien van bestuurders, delen we ook graag een aantal voorbeelden:
Als je bijgaand profiel leest voor de bestuurdersrol […..]. Wat is dan volgens jou het belangrijkste van een nieuwe kandidaat en waarom?
Als je bijgaand profiel leest voor de bestuurdersrol […..]. Wat is dan volgens jou het minst belangrijke van een nieuwe kandidaat en waarom?
Wat mag niet ontbreken in het profiel van een nieuw te werven bestuurder voor positie [….] en waarom niet?
Wat zou je de nieuwe bestuurder willen vertellen over […..] zodra hij/zij begint en waarom dat?
Welk onderwerp zou je de nieuwe bestuurder graag in zijn/haar eerste 100 dagen adviseren in te duiken en waarom?
Wat in onze organisatie mag/moet volgens jou speciale aandacht krijgen van de nieuwe bestuurder?
Wat zou jij als eerste doen in deze organisatie als jij die nieuwe bestuurder zou zijn en waarom dat?
Wat zou jij stoppen als jij de nieuwe bestuurder zou worden?
Wat zou jij echt willen behouden in onze cultuur, als jij de nieuwe bestuurder zou worden?
Zelf-evaluatie
Ten slotte: een sterke ondernemingsraad evalueert zichzelf met regelmaat. We zien dat veel voorkomen. Ze willen zichtbaar en effectief zijn en door medewerkers vertrouwd worden. En weten welke acties dan het belangrijkst en meest zichtbaar waren. Het laat een aantal dingen zien:
- je staat open voor nieuwe inzichten en feedback; dat is leerzaam en toont leiderschap
- je zet moderne middelen zoals CircleLytics in en dat maakt de OR interessanter voor nieuwe kandidaten
- je maakt medewerkers bewust van wat je hebt gepresteerd en het haalt de ‘successen’ goed naar boven.
CircleLytics wordt ingezet om medewerkers te vragen hoe ze de ondernemingsraad zien over een bepaalde periode. Maak die periode niet te lang, maximaal een jaar, en herhaal zo’n dialoog dus jaarlijks.
Voorbeelden van vragen:
Hoe […..] vind je ons over de afgelopen periode (1=zwak, 10=sterk) en kun je dat toelichten?
Wat is het meest zichtbaar én belangrijk geweest voor de organisatie, van wat we hebben gedaan als OR?
Wat is het minst zichtbaar geweest voor jou, terwijl het wel heel belangrijk was (of nog steeds is)?
We hebben als OR de afgelopen periode de volgende zaken verbeterd/aangepakt/aan gewerkt: [………..]. Welke (kies er maximaal 3) waren voor jou persoonlijk het belangrijkst én meest zichtbaar? Licht je allerbelangrijkste punt toe in het tekstveldje.
Deze vraag kun je dan toepassen voor verschillende aspecten die je wil bevragen, waarbij je de 2e ronde aanzet.
Je kunt dit aanvullen met:
Wat is jouw aanbeveling aan ons om beter, zichtbaarder te presteren voor jullie?
Hoe kunnen we onze communicatie met jullie verbeteren?
Een flinke lijst voor jou en jullie medezeggenschap met medewerkers. Het inspireert hopelijk om raadplegingen te beschouwen als:
- makkelijker dan je dacht
- sneller dan je dacht
- beter dan je dacht.
CircleLytics Dialogue bevat – in een account dat je als raad zelf beheert en op inlogt – nog meer vragen. Handig geordend. Je kunt het platform dus gebruiken voor alle vraag/antwoordvarianten, maar het unieke is die 2e ronde waarin de resultaten van de 1e ronde pas duidelijk gewogen worden, en draagvlak en uitkomsten zichtbaar worden.
Laatste tip: je kunt CircleLytics ook inzetten om onderling slim te overleggen, brainstormen, agenderen en beslissen met je collega’s van de medezeggenschap onderling. Gewoon met 10 tot – bij grotere organisaties en met commissies, etc – 100en collega’s. Bijvoorbeeld een week voordat je bijeenkomt.
Wij helpen jullie graag mee om jullie medezeggenschap te versterken via de online dialoog, flexibel in te zetten voor (dubbele) polls, stellingen, gesloten, open en gesloten/open vragen. Plan hier je afspraak van 30 of 60 minuten, op ons of jullie kantoor, maar het mag ook online.
Neem ook eens contact op met de partners die we genoemd hebben in het begin van dit blog.
