Organisaties hebben meer en meer te maken met meertaligheid. Ze werken internationaal maar ook de toename van het werken op afstand speelt een rol. Dit laatste maakt immers mogelijk om medewerkers aan te trekken die elders wonen en een andere taal kunnen spreken. Bij het ontwerpen van je dialogen (begin aan het eind!) heb je met deze meertaligheid rekening mee te houden. De dialoog gaat immers over hoe mensen echt over dingen denken, voelen, weten, oplossen: en dat is taal, geen meerkeuze-antwoorden of scores invullen. Voordat je met het ontwerp van start gaat, eerst iets over leiderschap. Sterk leiderschap erkent de eigen cognitieve en creatieve beperkingen. Ze weet dat beslissingen in klein groepsverband (board, MT, projectteam, regiegroep, OR) riskant en inferieur zijn in vergelijking met de collectieve intelligentie van alle medewerkers. Moderne leiders nemen luisteren serieus, en zetten de kracht van open vragen in om de denkkracht te ontsluiten.
Door de denkkracht en diversity of thoughts in te zetten van alle medewerkers bereiken deze leiders kostbare, eenvoudig haalbare voordelen, zeker met de technologie van vandaag de dag:
- ze voorkomen dat enkelingen of emoties hun beslissingen negatief beïnvloeden
- ze borgen dat ze draagvlak hebben door het engageren van (alle) stakeholders
- ze compenseren hun eigen biases en bounded rationality en vergroten hun denkkracht
- ze zetten het creatieve, oplossend vermogen van de groep in, als ze dit zelf ontberen.
Open vragen stellen, vertellen waarom, wat je ermee beoogd te doen, hoe ze van elkaars antwoorden waarderen: het gaat telkens over taal. We zeggen wel eens tegen klanten: dialogen gaan niet over onze software, en hoe de knoppen werken maar over taal. Hoe zet je taal in? We hebben in ons White Paper “18 Principes voor het Ontwerpen van IJzersterke, Open Vragen” hier ook aandacht aan besteed. Door taal bereik je mensen. En dát is wat je als leider wil: mensen bereiken, mensen verbinden.
Maar dan: wat doe je als er meerdere talen worden gesproken, meerdere nationaliteiten zijn? Welke taal pas je toe in de dialogen? Taal maakt inclusie, (insluiting dus) mogelijk maar ook uitsluiting. Niet alleen als woordgebruik te complex is, maar ook als een taal wordt gesproken die jij niet kent. Meertaligheid is op de werkvloer elke dag een uitdaging. Hoe gaat dat bij de CircleLytics Dialogue?
Projectmatig of duurzaam in dialoog?
Als CircleLytics Dialogue wordt ingezet voor een project, een eenmalig traject, bekijk dan eerst welke deelnemers betrokken moeten worden. Je zoekt naar de grootste, potentieel relevante, doelgroep. Als je de doelgroep hebt bepaald, lost dat het taalprobleem wellicht al op: als het bijvoorbeeld om een bepaalde regio/land gaat of afdeling waar niet-internationaal gewerkt wordt.
Eén taal op het werk?
Als je duurzaam als leiderschap de dialoog wil met medewerkers, moet je het vraagstuk van meertaligheid duurzaam een plek geven. De allereerste vraag: heeft de organisatie één company language, oftwel één taal die verwacht wordt te worden gebruikt als het werk betreft? Hoe wordt dat nu gedaan in bijeenkomsten, brainstorms, offsites, projectgroepen, etc? Zou je dat dan niet ook moeten willen voor de online dialogen? Je lost met CircleLytics niet ineens het probleem van meertaligheid op als de organisatie daar tot nu toe niet duurzaam een idee voor heeft ontwikkeld.
Praktische oplossingen en aanbevelingen
1 Vertaling via de browser
Gebruik één taal in je dialoog maar sta toe dat deelnemers een afwijkende taal mogen (maar liever niet) gebruiken. Check bij IT en medewerkers of de browsers van medewerkers vertaling faciliteren zodat je in je uitnodiging aan hen, dat kunt vermelden. Eventueel met een instructie hoe deze wordt aangezet. Zorg ervoor dat deze instructie duurzaam aan komt te staan, of herhaal de instructie bij elke dialoog. Een aantal keer herhalen kan sowieso geen kwaad. Taal is dan niet meer een probleem. De dialoog verwerkt de scores de ze geven aan elkaars ideeën en meningen en dat is de basis om tot de meest gedragen meningen te komen. In het dashboard tonen we voortaan met een donut grafiek (en een export in excel) de verdeling van talen die deelnemers aan hadden staan in hun browser.
2 Separeer de taalgroepen: meerdere dialogen
Je kunt de doelgroep opsplitsen. Elke groep krijgt dan zijn eigen dialoog in de eigen taal. Bijna alle taal in een dialoog bepaal jij als gebruiker, of bepaalt de deelnemer. Op slechts enkele plaatsen gaat het om systeemteksten van het platform zelf (zoals een knop ‘Next’) en die talen kunnen besteld worden (doorlooptijd 3 weken). Huidige talen voor systeemteksten zijn Engels, Nederlands en Duits. Het nadeel is dat de groepen elkaar onderling in de 2e ronde niet tegenkomen en elkaar dus niet verrijken met andere inzichten. Als de groepen zich behalve door taal, kenmerken door andere verschillen, kan dat nadeel fors zijn. De diversiteit van ideeën wil je immers vergroten.
3 Separeer de taalgroepen naar hun eigen voorkeur: één dialoog
Je kunt het aan de deelnemers zelf laten om te kiezen wat ze willen. Je nodigt ze uit via één dialoog. Daarin stel je de teksten en vragen op in één of meer talen (in hetzelfde tekstvak dus) en laat aan de deelnemers om het antwoord te geven in de taal die hun voorkeur heeft. Je past dus ook gewoon de 2e ronde toe en vertelt dat ze andere talen kunnen tegenkomen en daar hun best voor kunnen doen te begrijpen (als de browser vertaling niet faciliteert).
4 Routeer binnen één dialoog naar taalvoorkeur
Een alternatief is om één dialoog aan te bieden, en daar een multiple choice vraag toe te voegen voor de taalkeuze. Dat is een goed alternatief als je een aantal vragen hebt met maar één ronde (gesloten en/of open vragen), en deze eventueel wil combineren met open vragen mét 2e ronde. De open vragen worden dan voorafgegaan door een meerkeuzevraag waar ze de taalkeuze aangeven. De vervolgvragen zijn dan ‘gerouteerd’ en alleen de vragen die bij iemands taalkeuze horen, worden getoond. In de 2e ronde zie een deelnemer dus alleen antwoorden op open vragen van andere deelnemers die dezelfde taal hebben gekozen. Alle resultaten zijn dan te vinden in je dashboard binnen één dialoog, maar sommige vragen – en dus resultaten – zijn dus gesepareerd.
5 Wel open antwoorden, geen 2e ronde
Een zwakker, maar om reden van uitputtendheid genoemd, alternatief is om vragen te ontwerpen die de kracht van het open antwoord omvatten, maar geen 2e ronde. Niemand heeft dus te maken met de antwoorden van de ander, en komt geen ‘vreemde’ taal tegen. De zwakte zit ‘m erin dat je geen weging hebt, het belang niet kent van de antwoorden namens de groep. Je valt dan terug op standaard tekstanalyse-methodes, zoals ongewogen word count, ongewogen mulitple word count, supervised topic modelling, maar ook zonder de context-rijke weging van de taal door die 2e ronde.
In alle gevallen: leg het goed uit, vertel waarom meedoen belangrijk is en hoe je met meertaligheid bent omgegaan. Meestal zien we in de feedback van deelnemers dat ze liever de vertaling via de browser laten verlopen en dus wél de antwoorden zien van anderen, zelfs in een andere taal. Liever dat, dan beperkt te worden. Mensen willen in algemene zin liever niet beperkt worden. Evenmin als jij dat wil als gebruiker van de dialoog: je wil diversiteit zien en van leren! Zij ook!
Wil je meer weten over wat CircleLytics Dialogue voor de betrokkenheid en retentie van je mensen, je verandertrajecten én de prestaties van je organisatie kan betekenen? Plan hier meteen je sessie om kennis te maken of een demo te plannen.
