Welke pot goud staat aan het einde van jouw regenboog, aan het einde van jouw Dialoog met jouw mensen? Met gerichte, open vragen geef je ze richting. Met richting bereik jij je bestemming, jouw goud. Wat is deze bestemming? Wat wil jij bereiken met jouw Dialoog? Wat zijn onze adviezen om een ijzersterke vragenlijst te maken? Waar begin je? Stephen Covey zei het al in zijn bestseller-boek “The 7 habits of highly effective people”: je begint met het einde in zicht. Of het nu je dag is, een nieuw project op je werk, of dus ook je nieuwe Dialoog!
Wat wil jij dus bereiken en waarom? We hebben op een rijtje gezet hoe je het beste jouw Dialoog kunt ontwerpen met het einde eerst in zicht. Dat geeft een hoop rust. En zodra je op de activeer-knop van jouw Dialoog, jouw vragenlijst, klikt, kun je achterover leunen. Of iets anders gaan doen.
Waar moet je rekening mee houden voordat je begint?
– Deadlines en stakeholders
– Begrijp je doelgroep
– Resultaten analyseren
– Opvolging van je Dialoog
– Succes zichtbaar maken & monitoren
– Het ontwerpen van je Dialoog: je vragenlijst maken
Ok, aan de slag nu met deze punten!
Deadlines
Ten eerste, jouw deadlines. Je Dialoog loopt niet eeuwig door, maar is evenmin een enquête met gesloten vragen. Je gaat flink verder dan dat met open vragen en meerdere rondes. Lees hier over het verschil tussen Dialoog en enquête. Je hebt dus een start (Ronde 1) en daarna Ronde 2. Twee ronden, want sommige vragen hebben een 2e Ronde. In die 2e Ronde zitten verschillende kleine, aantrekkelijke stapjes om de dialoog te realiseren en structuur te geven. Fijn zo’n deadline per ronde, want jij wil met de resultaten aan de slag. Anderen zitten waarschijnlijk op die resultaten te wachten. Bovendien hebben jouw deelnemers focus nodig: je moet een vragenlijst maken die kort, krachtig, aantrekkelijk en inhoudelijk sterk is. Eerder 3 – 5 vragen. Niet weer een online praatgroep, en doe ze een plezier: geen enquête met generieke vragen. Wanneer zet je die punt dan bij de doorlooptijd van die ronden? Wanneer moet of wil je met de resultaten aan de slag? Wie zit met nieuwsgierigheid te wachten op de inzichten die jouw Dialoog gaat opleveren? Houd rekening met 2-3 dagen voor elke ronde. Reken dus met 6 dagen vanaf het einde van je Dialoog. Nu weet je je startdatum. Wij raden aan de startdatum niet op maandag te laten vallen (drukke dag voor iedereen), en niet op vrijdag (hoofd van mensen staat vaak al naar het weekend!). En we raden aan de 2e ronde niet op maandag te laten starten, want de herinneringsmail stel jij dan waarschijnlijk op maandagochtend of zondag in, en dat zijn geen ideale tijdstippen. Zo, nu heb je de start van je planning.
Begrijp je doelgroep
Vervolgens je doelgroep. Als jouw beoogde deelnemers bestaan uit medewerkers of zeer betrokken klanten, kan zo’n 2-3 werkdagen per ronde prima volstaan. Als je doelgroep echter zeer druk is, raden we aan een weekend te laten vallen in de looptijd van ronde 1. Als je deelnemers echt wat verder van je afstaan, zoals leden bij jouw vereniging of burgers in je stad, kan het slim zijn de doorlooptijd per ronde x 3 te doen, dus 6-9 werkdagen per ronde. Als gevolg daarvan besteed je dan ook wat meer tijd aan werving en het sturen van extra herinneringen. Deze herinneringen gaan alleen naar de mensen die nog niet actief mee hebben gedaan natuurlijk. Als je doelgroep echt ver van je afstaat (weinig loyaal, onregelmatig contact, of beperkt online), heb je een serieuze campagne nodig om hun betrokkenheid te prikkelen. Dan heb je social media en andere wervingstactieken nodig, waar we je graag persoonlijk over vertellen. Of je wint advies in van jouw communicatiedeskundige in je eigen organisatie.
Resultaten analyseren
Ten derde, houd er rekening mee dat je wat tijd nodig hebt om door de resultaten te gaan na afloop en die in bijvoorbeeld een powerpoint te zetten. Je hebt minimaal 15-60 minuten nodig per vraag. Hanteer als vuistregel dat je 3, maximaal 5 vragen stelt per Dialoog. Als je kenmerken hebt gebruikt (zoals leeftijdscategorie, afdeling, hoe lang in dienst, etc) om resultaten op te filteren, houd dan rekening met een extra 30 minuten analysetijd per vraag. Je kunt vele uren besteden aan de data. En met de analyse-tools die we hebben gemaakt is dat erg verleidelijk. We maken steeds meer tools die jouw analysetijd zeer beperken, maar wel fijn je nieuwsgierigheid bevredigen.
Onze tip: baken je tijd goed af. Bedenk wie je nodig hebt om de resultaten door te nemen en om bijvoorbeeld een presentatie voor te bereiden. Plannen dus! Deze doorlooptijd komt bovenop de looptijd van de beide ronden samen. Reken bijvoorbeeld met 2 x een 1,5 – 2 uur analysetijd voor 4 vragen. En een uur om de grafieken in een document/powerpoint te plaatsen, en meer tijd als je ze zelf wil maken. Vergeet niet: via je dashboard kun je een gestandaardiseerd excel rapport downloaden, deze aanpassen naar behoefte, en dan als PDF opslaan. Dat versnelt jou enorm, en dus ook je besluitvorming.
Opvolging van je Dialoog
Ten vierde: misschien ben jij degene de Dialoog ontwerpt en uitvoert, maar níet de eigenaar van de acties die daarop volgen. Afhankelijk van de onderwerpen die je bevraagt moet je zorgen dat je de belangrijkste stakeholders aan boord hebt om ook echt met de resultaten aan de slag te gaan. Plannen en organiseren dus! Voor hen goed nieuws dat je CircleLytics Dialogen inzet, want deze geven duidelijke cijfermatige én kwalitatieve inzichten, met duidelijke acties hoe verder. Stel dat je vraag was “Wat is jouw beste idee voor …. en waarom?” en in ronde 2 “Waardeer de ideeën van anderen en licht toe hoe we die het slimste kunnen uitvoeren.” Alles wordt realtime gebundeld dus je weet meteen wat je slimmer kan doen om de beste ideeën tot succes te brengen. Opvolging is belangrijk. Opvolging maakt de tool samen met jouw deelnemers makkelijk en concreet, maar je moet dat dus wel vooraf al organiseren.
Succes zichtbaar maken & monitoren
Ten vijfde, het succes van je acties. Als je opvolging geeft aan de resultaten van je Dialoog, en acties uitzet, wil je het succes monitoren. En niet alleen monitoren, maar bovendien communiceren, zichtbaar maken naar de betrokkenen. Je kunt ze dan zelfs opnieuw bedanken! Veel klanten zetten de Dialoog in om deze monitoring heel concreet te maken. Ze gebruiken dan vragen zoals: “We zijn aan de slag gegaan, door jullie ideeën, met ….. . Hoe goed vind je momenteel dat dit al uitpakt? Geef een 1 – 10 als cijfer en vertel ons concreet wat jij goed vindt gaan.” En meteen de vraag erbij: “Wat is nog een extra, waardevolle stap om ….. nog succesvoller te maken en waarom?”. Je gaat dan dus een nieuwe vragenlijst maken. Misschien herhaal je sommige vragen in de loop der tijd. Daag jezelf uit om weer het hele proces door te lopen: begin bij het eind: waar ben je naar op zoek?
Dan de Dialoog zelf: het ontwerpen van vragen
En ten zesde pas: het maken van je vragenlijst. Een sterke Dialoog vergt ijzersterke vragen. Deze moeten relevant, specifiek, inspirerend en uitdagend zijn. We hebben alle belangrijke principes om een ijzersterke vragenlijst te maken samengevat in een White Paper. Dit op basis van 1.000den vragen, Dialogen bij meer dan 300 organisaties. Download deze hier. Bedenk goed of sommige vragen wél een gesloten schaal nodig hebben omdat je ook cijfers wil tonen. Combineer in dat geval gesloten schalen mét open antwoord, en mét de 2e ronde. Zo krijg je het beste resultaat. De 2e ronde zorgt dus dat alle open antwoorden gewaardeerd en verrijkt worden door de deelnemers zelf. Dit vergroot de relevantie en de snelheid waarmee je resultaten naderhand realtime klaar zijn. Neem 2 of 3 iteraties (sessies) om tot ijzersterke vragen te komen. Gebruik onze bibliotheek met 600+ gevalideerde, of op research gebaseerde vragen, of ontwerp ze zelf. Als meerdere mensen de vragen moeten goedkeuren, zorg dan dat je daar wat looptijd voor inbouwt (2-3 dagen bijvoorbeeld). Voorkom dat deze andere mensen jouw Dialoog beschouwen als ‘soort van enquête’ en daar ineens heel veel vragen in willen forceren, zwak geformuleerde vragen, en heel veel meerkeuze of andere gesloten vragen. Een Dialoog is geen enquête. Jij wil meningen vragen, en mensen willen die geven! Bij het ontwerpen zul je rekening moeten houden met mogelijke meertaligheid van je doelgroep. En aangezien je open antwoorden wil, en dus met meertaligheid te maken kan krijgen (en deelnemers ook in de 2e ronde) moet je bijgaand blog goed lezen en de beste optie kiezen. Wij helpen je daar graag bij.
Dus…
Maak een planning aan de hand van deze tips en vuistregels. De belangrijkste activiteiten ken je dus nu. Jouw context kan net weer anders zijn, dus houd onze blogs in de gaten en aarzel niet om ons om feedback of advies te vragen. Je kunt ook op onze partner-pagina kijken welke consultants/adviseurs veel van jouw onderwerp afweten en jou kunnen helpen bij het vinden van jouw pot goud! En nu aan de slag om zelf je eigen vragenlijst te maken. En belangrijker nog: je deelnemers echt te betrekken in onderwerpen die er toe doen en luistert naar hun meningen! Dát is het vernieuwde Employee Listening.
Neem vandaag nog contact met ons op, om morgen nog te starten.
Succes met je Dialoog!
