Hoe krijg je een hoge respons op je onderzoek onder medewerkers (en in één adem: met externe deelnemers, zoals klanten). We weten inmiddels dat we als medewerkers maar wat graag betrokken willen worden bij de uitdagingen waar de organisatie mee te maken heeft. We willen graag meedenken en meedoen. Dat zit in de mens, dat zit in ons. Termen als co-creatie, dialoog en collectieve intelligentie zijn voor moderne organisaties en de future of work al heel normaal om toe te passen.
Toch is dat voor veel organisaties geen vanzelfsprekendheid. Ze denken nog te vaak dat medewerkers niet willen, niet kunnen, niet weten en vuren de ene na de andere pulse-survey en enquête op ze af. HR en management nemen de gebrekkige respons, afwezigheid van het echte ‘waarom’ en ‘hoe dan’ achter de getallen, en enquête-moeheid voor lief. We kennen genoeg organisaties die dit op het beloop laten, met oprechte moedeloosheid of redenen die schuil gaan achter ‘we houden onze aanpak hoe die is’. Lees hier wat meer over hoe je de enquête naderhand verdiept en op doorpakt met de CircleLytics Dialogue.
Een slecht of ouderwets medewerkersonderzoek leidt tot onnodig verlies van betrokkenheid en bevlogenheid van mensen en dus ook verlies van prestaties van je organisatie. Ja, want die twee hangen samen. Als je als organisatie in voortdurende verandering zit, en dat zitten jullie vast ook, en ze vrij snel vertrekken als het kan, heb je alle medewerkers extra hard nodig. Zonder hen gebeurt er niks. Je wil op alles wat je doet met ze een hoge respons dus.
We krijgen vaak de vraag wat onze gouden tips zijn om zo’n hoge respons te krijgen op medewerkersonderzoek, onze dialoog dus, tot wel 84%. Naast de hoge kwantiteit, zijn we steeds beroemder vanwege de hoge kwaliteit van antwoorden en rijke inzichten waar management direct mee aan de slag kan. We baseren deze gouden tips op 1.000en open vragen die 300+ organisaties aan 100.000en medewerkers hebben gesteld. Het zijn dus eerder feitelijke ervaringen dan tips.
Benieuwd welke jij herkent, toepast of wil proberen!
Eerst wat zwaardere tips, daarna een lijstje met lichte, nog steeds zinvolle kost.
Ready?
Van generieke, gesloten vragen naar specifieke, open vragen
Niets is algemeen. Geen cultuur is dezelfde. Je bedient een net wat andere markt. Met andere talentvolle medewerkers dan je concurrenten. Je onderscheidt je zoveel mogelijk. Je innoveert en verandert voortdurend. Zoals elk mens uniek is, is elk team en elke organisatie dus uniek. Als gevolg daarvan heb je te maken met unieke, specifieke situaties die anderen gewoonweg niet kennen. Jouw specifieke situatie wil je verbeteren, versterken, veranderen met ons, de medewerkers. Onze eerste ervaring is dat je los moet laten dat je alleen algemene, gesloten vragen stelt. Je waant je wellicht veilig bij gesloten vragen, want je vroeg ze vorige keer ook en de anderen in jouw branche doen hetzelfde. Maar in waan kun je niet verder gaan. Specifieke, open vragen lossen jouw specifieke problemen op en zorgen dat je ons als medewerkers meeneemt in verandering en wij deze kunnen realiseren.
Beperk je in aantal vragen en focus op relevantie
Als je wil dat mensen zich focussen bij de beantwoording van jouw vragen, kun je maar beter zorgen dat jouw vragen relevant zijn. Hierdoor hou je de aandacht van mensen vast. En dat willen we. We willen niet op tientallen onderwerpen reageren die ons
niet zoveel zeggen. Dat maakt ons moe, verward en geïrriteerd. Focus niet alleen op hooguit een of twee relevante onderwerpen, maar focus ook op de essentie. Wat is die ene vraag die het verschil maakt en iedereen over gonst, roddelt, discussieert en nadenkt en wil beantwoorden? Vragen over het verleden zijn doorgaans minder interessant en relevant, dan vragen over het heden of de toekomst. Lees ons White Paper met de 18 leidende principes om zelf ijzersterke, open vragen te ontwerpen die heel veel mensen echt willen beantwoorden.
Plan vooraf de follow-up en … hou je er aan.
Open vragen, open antwoorden. Deze vormen een goudmijn voor managers. Als je vraagt naar oplossingen en deze ontvangt, gerangschikt en toegelicht, kun je actie ondernemen. Direct. Eindelijk. En wij als medewerkers staan erachter want we hebben ze zelf mee helpen bedenken. Open vragen maken het zoveel makkelijker om opvolging te geven aan je medewerkersonderzoek. Stel vragen die precies aansluiten op je management agenda, of onderzoek eerst met managers welke onderwerpen, veranderingen en uitdagingen het belangrijkst zijn. Zet deze om in ijzersterke, open vragen en stuur ze uit. De antwoorden rollen in de eerste uren al binnen. En na enkele dagen kun je de groep vragen om de antwoorden van anderen te waarderen en prioriteren. Zo in je dashboard en rapportage, zonder dat jij daar iets aan moet doen. Vertel dus in de uitnodiging al dat jullie er dan en dan mee aan de slag gaan. En bovendien, vertel wanneer ze daar wat van terughoren of terugzien. Dankbaar voor iedereen want de acties die je nu snel kunt uitvoeren, zijn snel zichtbaar. Walk their talk. Je bouwt hierdoor aan vertrouwen en je geloofwaardigheid. En dat vertrouwen helpt je bij je volgende dialoog, als je opnieuw samen met mensen dingen wil begrijpen, oplossen en verbeteren.
Zet de kracht van dialoog in: die 2e ronde dus, mensen zijn zó benieuwd!
Zorg dat je de open vragen die je stelt, laat opvolgen door de ingebouwde 2e ronde van CircleLytics Dialogue. Mensen kunnen dan zelf aangeven welke ideeën en antwoorden van anderen ze erg sterk of niet goed vinden. Ieder doet een ander groepje antwoorden van 10-15 stuks. Een aantal redenen: open antwoorden kun je het beste laten verwerken door mensen. Zij kennen immers de context, taal van de werkvloer, snappen grappen, lezen tussen de regels door. Geen algoritme is in staat te doen wat een mens doet: het produceren van betekenisvolle taal en het begrijpen wat een ander zegt en bedoelt. Nog een puntje van aandacht hier: de 2e ronde in de dialoog stimuleert mensen opnieuw over je vragen na te denken en leiden tot nieuwe gedachten. Ze scoren meestal positief op antwoorden die …. niet lijken op hun eigen antwoorden! Je haalt dus echt unieke, anders niet te krijgen, inzichten op. 70% van de mensen beoordeelt zelfs veel meer dan 10-15 stuks! En ze scoren de CircleLytics Dialogue een 8 op een schaal van 10! Ze vinden het gewoon ontzettend leuk om te doen. Het trekt vaak zelfs extra, unieke deelnemers die in ronde 1 (nog) niet meededen!
Vertel meteen in je uitnodiging dat dit geen enquête is
Enquêtes zijn gewoonweg niet meer populair. Medewerkers-enquêtes hebben daar nog extra last van: te vaak heeft een bureau laten doorsijpelen wie niet niet had gereageerd, waardoor privacy geschonden is en reputatie beschadigd is geraakt. Bovendien vragen enquêtes niet expliciet om de eigen open antwoorden van deelnemers maar vink je met smileys en scores vragen af. Dat doet geen recht aan de waarde van mensen, van hun ervaringen, hun kennis van zaken, hun idee-rijkheid. Meld dus meteen, als je organisatie tot nu toe met enquêtes werkt(e), dat dít er geen is, maar nu hun eigen meningen centraal staan. Het kan betekenen dat je aan de off-boarding moet werken van technologie zoals enquêtes waarbij mensen 1 ronde doorlopen en het daarbij blijft. Met de mindset van een enquête snappen ze de uitnodiging voor de 2e ronde niet. Een filmpje of andere vorm van onboarding is dan ook wellicht van belang: vertel waarom je nu ook een gezamenlijke (een collectieve) ronde aanbiedt, hen dat verbindt en een mate van zeggenschap/invloed geeft (maak er jouw verhaal van!). Dat maakt mensen meer wakker en betrokken. Precies wat je wil. Een van onze klanten Royal HaskoningDHV vertelt hier dat en hoe CircleLytics Dialogue employee engagement verhoogt.
Kwaliteit boven kwantiteit?
Je hebt voor de validatie van de resultaten van je onderzoek een goede respons nodig. Statistisch beschouwd en berekend is dat voor bijvoorbeeld een groep van 2.500 mensen al gauw een respons van 300 mensen. In CircleLytics Dialogue vind je de rekenmodule (zie screenshot) en kun je zelf je populatie invullen, vereiste betrouwbaarheid (representativiteit voor hele groep) en foutmarge (hoe afwijkend de gehele groep zou reageren).
Bij moeilijke of hele creative onderzoeken en vragen kan het best zijn dat je respons in ronde 1 laag is, maar wel van hoge kwaliteit. De 2e ronde is daarom zo waardevol: mensen vinden het enorm fijn dat anderen die 1e ronde hebben ingevuld en zij kunnen bijdragen via de 2e ronde. Tientallen ideeën en bijdragen van anderen lezen, op reflecteren en waarderen met scores, het selecteren van belangrijke woorden en toelichtingen is ongekend waardevol. Je unieke respons na die twee rondes (unieke deelnemers, dus ontdubbeld) neemt dan fors toe. Vaak met 10-25%. Promoot dan sterk die 2e ronde, met een goede, wervende uitnodiging voor die 2e ronde. Met de tips en ervaringen uit dit blog en ons White Paper voor ijzersterke, open vragen helpen we je om zelfs bij moeilijke onderwerpen, of die creativiteit vergen, de respons zo hoog mogelijk te krijgen. In je dashboard houden we overigens bij hoeveel je unieke respons is over al je dialogen heen. Handig om na verloop van tijd te zien dat je inmiddels het grootste deel van je organisatie één of meer keer hebt bereikt!
En als je de bovenstaande tips en ervaringen nog niet genoeg vond, dan hebben we bijgaande lijst opgesteld van allerlei tips. We nemen deze en andere ervaring mee om ook jouw dialogen en medewerkersonderzoeken te verslimmen en verrijken!
Extra tips dus:
- zijn deelnemers zich al bewust van het onderwerp, hebben ze meer informatie nodig om mee te kunnen doen? je kunt de uitnodiging daarvoor gebruiken, maar ook content toevoegen zoals een filmpje of een link
- hou je taal simpel maar versimpel het onderwerp niet
- let op meertaligheid en kies de beste optie; monitor de deelnemers-feedback en pas deze optie eventueel aan
- doe een vooraankondiging van deze aanstaande dialoog via een bekend kanaal en laat zien en vertel wat komen gaat
- vertel meteen in je uitnodiging (mail/vooraankondiging) dat je de mensen nodig hebt en hun meningen waardeert
- zeg meteen dat het anoniem is en dat woord mag je best vaker herhalen
- vertel what’s in it for them: leren van andere meningen is enorm waardevol evenals een mate van invloed op besluitvorming
- wees transparant en toon kwetsbaarheid: vertel dat je iets niet snapt en wat dat is als inleiding
- meld dat er een 2e ronde is, en kies je taal daarbij: vraag je ze te prioriteren? te stemmen? te kiezen?
En nog een aantal:
- gebruik 1 of 2 herinneringen per ronde en maak deze wervend en uitdagend
- zet verschillende (vertrouwde) communicatie-kanalen in, naast hun e-mail, om ze te bereiken
- werf bij een zo groot mogelijke, relevante groep deelnemers zodat je vraagstuk nog meer ‘rondzingt’
- vertel in je uitnodiging wat je met de vorige dialoog-opbrengst hebt kunnen doen: laat zien dat ze invloed hebben
- zet beeldmateriaal in om mensen te werven op intra/internet
- voor externe dialogen kun je een panelbureau (tegen een vergoeding kun je met zekerheid respondenten ‘bestellen’
- je kunt (betaalde) social media campagnes inzetten wat voor externe dialogen regelmatig van toepassing is
- herhaal in de uitnodiging van de 2e ronde opnieuw wat de reden is dat je ze vraagt
- accepteer in sommige gevallen (zeer creatieve of strategische onderwerpen) dat een respons in ronde 1 wat laag kan zijn, maar hou er rekening mee dat ronde 2 flink bekijks kan opleveren en je (unieke) respons obv beide ronden alsnog goed is
- zorg dat je aanhef en begroeting aansluit op de doelgroep en het onderwerp dus kies je toon en woorden goed
- voeg een filmpje toe waarin iemand vertelt waarom meedoen zo belangrijk is en wat ermee gedaan wordt.
En als je een slechte reputatie hebt opgebouwd door veel enquêtes te sturen en feedback niet op te volgen, hou er dan serieus rekening mee dat je wat werk aan de winkel hebt. Je zult vertrouwen moeten opbouwen door regelmatige dialogen te voeren, het telkens zeer relevant te houden qua onderwerp, en om suggesties te vragen om iets te verbeteren. Zo kun je, zelfs bij een wat lagere respons, zichtbaar en snel aan de slag. Bij de volgende dialoog kun je daaraan refereren en bouw je je reputatie weer op.
Best wat werk dus?
Ja, mensen bevragen is best wat werk. Maar….. daarna rolt alles vanzelf binnen! Door de dialoogvorm van de CircleLytics Dialogue wordt het werk door deelnemers gedaan en zij houden daar enorm van. Zij worden serieus genomen, waarderen, prioriteren, verrijken en – samen met de tool – rapporteren. Maar jij moet wel slim over je vragen nadenken en over werving van zoveel mogelijk mensen. Vergeet niet: mensen vinden de dialoog en jouw open vragen prachtig. Daarmee is het moeilijkste achter de rug en het grootste deel van de vraag ‘hoe werf ik mensen’ beantwoord en krijg je een hoge respons.
Je mag ons altijd vragen om hulp bij het ontwerp van en de werving voor je dialogen!
Neem vandaag nog contact met ons op, om morgen nog te starten.
