Rachid Adbaili is voorzitter van de Centrale Ondernemingsraad (COR) bij Unilever Nederland. Unilever wereldwijd heeft 148.000 medewerkers, de COR van Unilever behartigt de belangen van de bijna 3.000 medewerkers in Nederland. Zij werken op verschillende vestigingen. Rachid Adbaili: “Ik miste de juiste informatie om een goede objectieve analyse te kunnen maken, die aantoont hoeveel medewerkers iets van een idee vinden en waarom wel of niet. Juist deze validatie én het waarom geeft zoveel duiding. Met de uitgebreide real time rapportage van CircleLytics na het houden van de dialoog heb je in ieder geval geen discussies meer met de bestuurder over of een mening of idee van een paar of zelfs maar één persoon komen, of van één afdeling (N=1). Of dat het breder in de organisatie leeft, we lezen dan af wat, waar en waarom. Daarmee kun je het gelijk hebben over de inhoud. Met een top 5 van meest gewaardeerde en bottom 5 van de minst gewaardeerde bijdragen en ideeën heb je datagedreven bewijs in handen om een stevige positie aan tafel met de bestuurder te hebben. Hiermee maak je een verschil. Dát was voor ons de reden om in 2018 al met de dialoog van CircleLytics te starten. Ik ben, en ook in de organisatie, erg actief met de Future of Work, en dit helpt enorm daarbij.”
Representatieve data
Voor 2018 had de COR van Unilever meerdere communicatiemiddelen, maar tezamen gaven ze ook nog niet de informatie waarnaar de COR van Unilever op zoek was. Rachid: “We hielden townhalls en merkten een terughoudendheid bij medewerkers om zich uit te spreken. We stuurden mails uit en Unilever stuurt jaarlijks vanuit de HR-afdeling een medewerkerstevredenheidsonderzoek uit, een gewone enquête dus. Maar resultaten uit dit onderzoek gaan nog altijd door een menselijk filter, en kunnen dus subjectief zijn. Vanuit de COR van Unilever willen we bovendien vaker en eenvoudiger onze achterban raadplegen: binnen dagen als dat moet. We wilden een actieve rol pakken als COR van Unilever. Bovendien kregen we regelmatig in ons overleg met de bestuurder de vraag: hoeveel mensen betreft dit? Wat zeggen ze precies, waarom, vindt de rest dat ook? Dan hadden we geen representatieve data om dit aan te tonen.
Hierop hebben we onderzocht welke online tools aan onze vragen voldeden en dit checken we nog steeds elk jaar. Dat was er welgeteld één: de dialoog van CircleLytics. CircleLytics heeft namelijk een unieke mogelijkheid van de tweede ronde, waarin een waardering en een toelichting daarop worden gevraagd aan medewerkers op de bijdragen van anderen. Altijd geheel anoniem natuurlijk en op een moment dat de medewerkers dat zelf willen. Fijn dat CircleLytics openstond – en nog steeds – voor onze wensen en features in de loop van de jaren heeft toegevoegd die in de praktijk heel handig zijn. Ze blijven voortdurend vooroplopen en door ontwikkelen. We hebben sinds de start al zo’n 20 dialogen uitgevoerd en zetten de dialoog eenvoudig in als we iets willen onderzoeken. We kunnen nu alle medewerkers bereiken die in Nederland werkzaam zijn en leren van de diversiteit van hun denken, hun ervaringen en zienswijzen. Omdat we iedereen kunnen bereiken en iedereen veilig (anoniem) mee kan doen, voldoet dit ook nog eens aan de eisen van diversiteit en inclusie. Bovendien is het dialoogplatform volledig transparant en kun je zelf allerlei grafische weergaven, analyses en filters inzetten. Dat deze manier van bevragen goed ontvangen wordt, is duidelijk in de respons, zowel het aantal mensen als de kwaliteit en diversiteit, en de bereidheid om ook een volgende keer mee te doen. De activiteit van deelnemers om in de tweede rondes de meningen van anderen te lezen en waarderen is hoog en hun rapportcijfer voor deze vorm van dialoog eveneens. Gemiddeld 40% van de medewerkers doet mee, en ongeveer 60% heeft aan één of meer dialogen meegedaan. De antwoorden zijn statistisch 99% representatief en betrouwbaar. Dat is een mooi resultaat.”
De juiste vragen leveren de juiste data op
Rachid: “In het begin ontvingen we begeleiding van CircleLytics bij het opstellen van de juiste vragen, bijvoorbeeld hoe je door een vraag breder te stellen de juiste respons ontvangt. Inmiddels kunnen we dit zelf. We stellen zo’n 4 à 5 vragen in verschillende vormen: open, meerkeuze en ook waarin medewerkers via een Likertschaal van 1 tot 5 of -3 tot +3 kunnen aangeven wat ze van een stelling of idee vinden en vooral: waarom ze dat zo zien. In de tweede ronde komen de ideeën en antwoorden uit de eerste vragenronde terug en mogen ze deze beoordelen en daardoor valideren. Zijn ze het eens of oneens met anderen en waarom? Juist die toelichting geeft ons de benodigde informatie onderbouwd met data voor het onderzoek over wat er speelt, wat ze het belangrijkst vinden en waarom. In de data kun je filteren op selectiecriteria als afdeling, locatie of werkniveau. Zo kun je ook de verbeterpunten gericht adviseren. De grafieken en data uit CircleLytics zijn makkelijk leesbaar en zien er goed uit. Rapportages zijn zelf of automatisch te maken. Mijn grote wens is nog dat deze data automatisch in een presentatie gegoten wordt. Wie weet volgt dat nog.”
Concrete acties
Met de uitkomsten van de dialoog gaat de COR in gesprek met het management om te kijken wat ze kunnen verbeteren. Een mooi voorbeeld was de dialoog over ontwikkeling in hun werk. Rachid: “Verschillende initiatieven zijn op dit vlak wel al ingevoerd, alleen wilden we meten en begrijpen hoeveel mensen er gebruik van maakten en zo niet, waarom niet. Uit de antwoorden haalden we verschillende factoren die mensen nu belemmerden om actief aan opleidingen of persoonlijke ontwikkeling te doen. Hierop hebben we o.a. Friday Focus en Learning Thursdays gecreëerd, meer uitleg gegeven en de communicatie over dit onderwerp opgevoerd.” Concrete acties dus, als gevolg van onze dialogen met medewerkers.
Open en transparante communicatie
Rachid maakt duidelijk dat de COR openheid van zaken belangrijk vindt en transparant wil zijn naar de medewerkers. Communicatie en interactie met medewerkers is dan leidend. Door dit als COR uit te dragen en het feit dat de dialoog anoniem wordt ingevuld heeft geleid tot een hoge deelname aan de dialoog en het bereiken van echt alle medewerkers. Rachid: “Als deelnemers de dialoog hebben ingevuld ontvangen ze de top 5 meest gewaardeerde antwoorden in een zelf opgestelde, maar automatisch verstuurde bedankmail via het platform. De top 5 hoef je er niet automatisch aan toe te voegen maar wij doen dat in principe wel. Daarbij sturen we ook regelmatig de uitkomsten naar de Board, dat wordt gewaardeerd. Vervolgens koppelen wij vanuit de COR ook altijd onze focuspunten en het bijbehorende vervolgtraject terug aan alle medewerkers. En bij een adviesaanvraag zetten we standaard de uitkomsten uit de dialoog erbij. Verder zijn onze leden zichtbaar op elke locatie en we houden nog steeds townhalls want intermenselijk contact is ook belangrijk. Deze kosten echter enorm veel tijd, je spreekt een zeer gelimiteerd aantal medewerkers en kunt deze niet zomaar even houden, zoals dat wel met een online dialoog kan. Ik zie zo’n townhall dan ook meer als een aanvulling om ook niet-digitaal zichtbaar te blijven. Want ook dat menselijk contact met en aandacht voor de mensen blijft enorm belangrijk. Ook hebben we een intern platform waarop we rechtstreeks berichten voor alle medewerkers kunnen plaatsen en waarop zij kunnen reageren maar dat leidt niet tot validatie van resultaten zoals met de dialoog en de meerdere rondes. Dialoog vereist toch echt structuur, zien we.”
Gebruik van de dialoog
De dialoog is eenvoudig in te zetten en kan online ingevuld worden op een voor de deelnemer geschikt moment. Ideaal, zeker als er diverse werklocaties zijn, als fysieke bijeenkomsten niet kunnen of medewerkers geen kantoorbaan hebben. Rachid: “In de tijd van COVID-19 en met thuiswerk wilden en willen we uiteraard blijven onderzoeken wat er speelde op de werkvloer. De CircleLytics dialoog biedt onze communicatielijn met echt alle medewerkers. Bij reorganisaties zetten we bijvoorbeeld de dialoog standaard in en ook ziekteverzuimcijfers kunnen een aanleiding zijn om een dialoog op te zetten. We zetten de dialoog ook in om aanvullende informatie te achterhalen. Zo kwam er uit het MTO (een medewerkers tevredenheids onderzoek vanuit de directie) een aantal zaken die beter konden, maar HR kon dit alleen kwalitatief opvolgen door teamsessies te organiseren, terwijl wij dit kunnen met de dialoogtool. Wij hebben vervolgens een dialoog ingezet om meer duiding te krijgen naar het waarom en hoe en waar die zaken vooral speelden binnen de organisatie. Dat biedt de bestuurder betere handvatten om de juiste acties op de juiste plaatsen door te voeren. We hebben onze invloed als onafhankelijke COR vergroot met scherpe analyses, gevalideerde, betrouwbare data en vertegenwoordigen onze achterban als zorgvuldige gesprekspartner van de bestuurder. We stemmen als COR zoveel mogelijk af met bestuur en HR: uiteindelijk willen we gezamenlijk het verschil maken.”
Heb je interesse? Plan hier direct je afspraak, demo of video-afspraak. We zorgen dat we een kennismaking met jullie opzetten waarbij alle benodigde expertise van jullie en ons aan tafel zit.
