De adviseurs van The Growth Lab (TGL) hebben jarenlange ervaring in het verbeteren van team- en organisatieperformance. Met datagedreven én mensgerichte inzichten transformeren ze medewerkerservaringen op een manier die ook klantervaringen positief beïnvloeden. Juist bij strategische veranderopgaven is het belangrijk om de medewerkers zo goed mogelijk bij de verandering te betrekken. Ze gebruiken hiervoor diverse werkvormen. Het vergroten van welzijn en de betrokkenheid van de medewerkers is leidend in hun projecten, vertelt Bas van ’t Eind, partner van The Growth Lab. Van ’t Eind: “Gelukkigere mensen leveren betere diensten en succesvolle veranderingen. Hoe houd je medewerkers gelukkig? We onderzoeken onder welke omstandigheden mensen werken, hoe ze werken en we betrekken medewerkers zoveel mogelijk actief bij veranderingsprocessen. We richten ons op de tevredenheid van de medewerkers. Als zij gelukkig zijn in hun baan en niet overbelast raken, heeft dat direct effect op het primaire doel van het veranderingsproject. En dat pakt voor iedereen gunstig uit.”
Demo aanvragen
Meetbare, collectieve meningsvorming met 600 docenten
De Faculteit Digitale Media en Creatieve Industrie van de Hogeschool van Amsterdam heeft The Growth Lab gevraagd om de taakbelasting voor docenten opnieuw te berekenen. Hiervoor worden rekenmodellen opgetuigd over onder meer de werkbelasting. Alleen is het lastig meetbaar te maken in hoeverre deze overeenkomen met de praktijk. Bestuur en medezeggenschap van de hogeschool (deelraad) wilden dit samen met de ruim 600 docenten in vast dienstverband onderzoeken. Daarop hebben ze de hulp van The Growth Lab ingeschakeld. Van ’t Eind: “Voorheen overlegden bestuur en de deelraad samen om tot het nieuwe rekenmodel te komen die de taakbelasting aangeeft. Vervolgens werd het in de organisatie geïmplementeerd. Maar omdat zoveel tegelijkertijd is veranderd in de onderwijsvormen, de rollen van docenten, de organisatie en teamwerk, is er een nieuwe aanpak nodig.
Achterban actief betrekken
We hebben geadviseerd om de bias van elk mens uit te sluiten, en te voorkomen dat de besluitvorming wordt bepaald door een kleine groep, waarvan je niet weet of ze de gehele groep representeren. We adviseerden de gehele achterban samen te laten meedenken aan het vraagstuk. Actief betrekken dus, waar The Growth Lab voor staat. Docenten hebben – net als elke medewerker – zeker behoefte om hun meningen te uiten. Zoveel docenten krijg je niet bij elkaar in een fysieke ruimte, als dat organisatorisch al haalbaar is. En een video-bijeenkomst met meer dan 10 mensen is al een hele uitdaging. Vaak overheersen in plenaire, fysieke bijeenkomsten de meest vocale aanwezigen en is er weinig tijd en ruimte om goede ideeën op te halen en werkelijk tijd voor reflectie te hebben. Een doorsnee enquêteformulier is ook te beperkt: je haalt niet de diepere, kwalitatieve gelaagdheid uit de open antwoorden en de validatie van de uitkomsten ontbreekt. Iets wat het meest genoemd wordt, betekent immers niet dat het de meeste waarde heeft. Deelnemers hebben elkaars antwoorden namelijk niet beluisterd, dus je weet nog niet wat ze van de antwoorden van anderen vinden: beter of minder goed dan die van henzelf? Bovendien merken we ook een enquêtemoeheid bij medewerkers in het algemeen en behoefte aan dialoog. Bij The Growth Lab gebruiken we verschillende werkvormen en de online, asynchrone dialoog van CircleLytics hebben we op deze faculteit nu tweemaal ingezet. De meest gedragen bijdragen, die de meeste steun krijgen van anderen, bepalen het resultaat. Maar ook de bijdragen die het meest worden afgewezen door de rest, zorgen voor onmisbare data voor slimme analyses en besluitvorming.”
Frank Kresin, decaan van de faculteit: “Turner en The Growth Lab hebben een impasse doorbroken die er in de afgelopen jaren was ontstaan. We zijn blij dat we met hun hulp voor het complexe probleem van taaklast een gedragen oplossing hebben gevonden.”
Succesvolle online dialogen
De CircleLytics Dialogue bestaat uit twee ronden. In de eerste ronde wordt een aantal vragen gesteld. Deelnemers beantwoorden deze (veelal open) vragen. In de tweede ronde worden deelnemers uitgenodigd om de antwoorden van hun collega’s te beoordelen. Ze krijgen elk andere antwoorden van anderen te zien, die ook nog eens zo verschillend mogelijk zijn. Hierdoor vergroot je echt de diversiteit van de dialoog en ieders denken. Hierna is direct inzichtelijk welke voorstellen of ideeën de meerderheid van de medewerkers een warm hart toedraagt en welke niet. Deze anonieme dialoog kan op elk moment worden ingevuld gedurende een aantal ingestelde dagen. Van ’t Eind: “Bestuur en deelraad waren afzender van deze dialoog. We hebben de dialoog ingezet om te inventariseren aan welke eisen het nieuwe systeem voor het bepalen van de taakbelasting moest voldoen. In deze werkvorm krijgen medewerkers echt de ruimte om te delen wat ze van iets vinden, leren ze hoe de rest erover denkt en mogen ze daardoor zelf opnieuw erover nadenken en keuzes maken. De uitkomst van de dialogen was een succes: 200 docenten hebben een bijdrage geleverd aan het beantwoorden van deze vragen en samen duizenden waarderingen gegeven op de antwoorden van anderen. Dat is een respons van 33%, wat ongekend is voor een online tool bij deze organisatie.”
De juiste vragen stellen
Van ’t Eind vervolgt: “Het meeste werk zit in de voorbereiding op de dialoog. De juiste vragen stellen zorgt voor antwoorden waar je verder mee kunt. Om tot de juiste vragen te komen, hebben we diverse ontwerpgesprekken gevoerd met stakeholders. Zo zijn we voor de eerste dialoog tot vier open vragen gekomen.
Meteen werd helder dat sommige gebruikte termen niet bij iedereen bekend zijn en we konden daarop inhaken. Uit de deelname aan de tweede ronde blijkt dat docenten graag meepraten en voortbouwen op de ideeën en meningen van een ander. Uiteindelijk worden de antwoorden hierdoor vollediger en specifieker. Precies de intentie van de dialoog voor dit vraagstuk.
In de tweede dialoog hebben we voorstellen voor verbetering voorgelegd aan de docenten. De reacties helpen ons enorm om het ontwerp goed af te stemmen op wat er leeft bij de docenten. ”
Lees ook wat andere organisaties bereiken met CircleLytics Dialogue, zoals Salta Group: “Deelnemers hebben enkele dagen de tijd, en je hebt dus niet de haast van een focusgroep, maar wel het spreekwoordelijke nachtje slapen, wat nodig is voor reflectie. Die reflectie op onze vragen en reflectie op elkaars (andere) antwoorden (en omhoog/omlaag scoren) borgen verdieping én validatie. Ze mogen bovendien hun gesloten schaal wijzigen als ze willen en een hoog percentage doet dat ook. Anders dan met enquêtes, krijg je dus een hoge betrouwbaarheid.” Lees hier verder.
Leren van elkaars antwoorden
Zoals verwacht waren de antwoorden uiteenlopend. Echter doordat de deelnemers in de tweede ronde de gegeven antwoorden konden beoordelen, wisten ze welke antwoorden de meeste stemmen kregen. Van ’t Eind: “Alleen door die scores kan ik de antwoorden goed interpreteren. De tweede ronde maakt deze dialoog richtinggevend om met een gedragen advies te komen en je leert ook van mensen wat ze afwijzen en waarom. Door de open vragen kregen we ook antwoorden waar we in gesloten vragen nooit naar hadden willen of durven vragen. We hebben ook enkele hele goede ideeën meegekregen uit deze dialogen.
Gestructureerde, mens-centrale werkvorm
Mijn grootste zorg bij het project was niet zozeer de inhoud, maar veel meer hoe we tot een gedragen resultaat konden komen. Schijndemocratie vindt niemand prettig. Het werkt je later tegen en levert juist weerstand en verlies van betrokkenheid op. Dat is met de inzet van de dialoog voorkomen. Het bewijs ligt op tafel. Dit zijn betrouwbare uitkomsten die je met data kunt staven. Onze opdrachtgever ziet de toegevoegde waarde om complexe problemen samen op snelle, gestructureerde wijze op te lossen. Wel blijft steeds belangrijk om te bepalen wanneer de dialoog wordt ingezet in het proces en hoe je de vragen ontwerpt. De dialoog is goed schaalbaar, ook voor zeer grote populaties in te zetten. Deze werkvorm is een verrijking van onze toolset. Nu hebben we de dialoog vrij vroeg in de besluitvorming ingezet, maar je kunt deze werkvorm ook inzetten om in de uitvoeringsfase te monitoren en bij te blijven sturen.”
Creëren van betrouwbaar draagvlak
De opdrachtgever is zeer te spreken over de inzet van de online dialoog. Gerald Stap, voorzitter van de deelraad van de faculteit: “Door de bijdrage van The Growth Lab en Turner kregen wij als deelraad beter zicht op wat onze docenten van dit ingewikkelde vraagstuk vinden. Het bevragen van de docenten was van belang voor het project om de vraag achter de vraag te kunnen identificeren en zo het daadwerkelijke probleem aan te kunnen pakken in plaats van enkel de symptomen. Daarmee werd het mogelijk management en stuurgroep te overtuigen van mogelijke en haalbare scenario’s. (een podcast over het project kun je hier beluisteren.)
Omdat de docenten betrokken zijn in dit proces (zowel bij het uitvragen als het uitwerken in werkgroepen) helpt dat bij het creëren van draagvlak voor instemming vanuit de medezeggenschap.”
Wil je nader kennismaken met The Growth Lab, een van de partners van CircleLytics Dialogue, klik dan hier. Als je eens met CircleLytics verder wil spreken en een demo wil zien, klik dan hier en plan je afspraak.
